Tips voor het schrijven van een goede e-mail
Het is een feit: de e-mail heeft de gewone brief vervangen en zelfs overtroffen. Hoog tijd om eens stil te staan bij de ideale e-mail. Want, hoe eenvoudig het sturen van een e-mail op het eerste zicht ook lijkt, je houdt best rekening met een vijftal tips.
Houd het kort
De ideale e-mail is kort. Niets is zo vervelend als een lange e-mail. De meeste mensen lezen hun e-mail diagonaal waardoor er veel informatie verloren gaat. Als je het kort houdt, heb je dus meer kans dat de ontvanger effectief leest wat je schrijft. Heb je veel mee te delen? Voeg dan een bijlage toe of maak een afspraak.
Vlot, maar zakelijk
Hanteer een vlotte schrijfstijl, maar laat persoonlijke zaken achterwege. Die kan je beter telefonisch of persoonlijk afhandelen. Maak het ook niet te moeilijk. Zorg ervoor dat je lezer niet meer dan 15 seconden over je boodschap moet nadenken.
Wees niet kwistig met bedankingen
Toegegeven, een bedankje komt meestal erg vriendelijk over. Op het eerste zicht is er dan ook niets mis mee. Toch kunnen de talrijke dankwoorden in een e-mail storend werken omdat het te vaak wordt gedaan. De bedanking verliest zo zijn kracht. Wees er dus zuinig mee in je e-mails en bedank, indien mogelijk, in persoon.
Wees voorzichtig met CC
Wanneer je iemand ‘in CC zet’, krijgt ook die persoon je e-mail. Doe dit enkel indien de e-mail voor de persoon in kwestie relevant is. Een uitpuilende mailbox is erg storend. Je bezorgt jezelf geen al te goede naam als de meeste van de (overbodige) e-mails van jou afkomstig zijn. Bovendien hoeft niet iedereen op de hoogte te zijn van je bezigheden.
Verspreid geen kettingmails
Je kent ze zeker wel, die kettingmails. Hoewel ze vaak grappig of ontroerend zijn, bezorgen ze de ontvanger vaak niets dan last. Ze dragen vaak één of ander virus met zich mee en zorgen voor een uitpuilende mailbox. Denk er ook aan dat de ontvanger een andere stijl van humor kan hebben dan jijzelf. De e-mail kan dan erg storend zijn voor de ontvanger. Wees je hiervan in ieder geval bewust en denk eraan: de ideale e-mail is zeker geen kettingmail.
